お問い合わせの多い「電話の文字起こし・要約」、導入の一例

よくいただくお悩み

電話では多くのことが決まります。日時の約束、条件の確認、お客様のご希望。その中身が、電話を受けた人の記憶と手書きのメモに頼っている事務所は少なくありません。ご相談では、次のようなお話をよく伺います。

• 担当者が不在の時に受けた電話の内容が、正しく伝わらない
• 「電話で言った・言わない」の確認に時間がかかる
• 大事な約束が、誰のメモにも残っていない

録音するだけでは、聞き返す手間がかかり、結局使われません。目的は、通話の中身を「読める仕事の記録」にすることでした。

導入の一例で最初に決めた 3 つのこと

今ある設備を生かす

新しい電話機への買い替えや、別の録音サービスの契約から始めず、今お使いの設備でできることから組みました。多くのビジネスフォンには録音の機能があり、まずそれを生かせるかを確かめます。

電話の仕事を止めない

文字起こしや要約は電話とは別に動かし、仮に止まっても電話の業務には影響しない作りにしました。

元の音声に戻れるようにする

AI は聞き間違えることがあります。元の音声は残し、大事な所はいつでも聞き直して確かめられるようにしました。

仕組みの流れ

1. 通話を自動で録音します。
2. 録音を文字に起こします。
3. AI が要件・決まったこと・次にやることを整理し、社内で共有できる場所に残します。

電話を受けた人が、特別な操作をする必要はありません。

導入して変わったこと

電話を受けた人がいなくても、どんな電話があり、何が決まったのかを、社内の誰もが読めるようになりました。

ご相談の前に

電話機の種類や、通話の内容をどこまで記録してよいかは、事務所ごとに違います。録音することをお客様にどうお伝えするか、記録を誰が読めるようにするかも、最初に一緒に決めておきたい所です。